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¿Cómo evitar las interrupciones en el trabajo?

Escrito por Aritz Urresti el 4 Abr 2012
evitar interrupciones en el trabajo

Muchas personas adoptan una actitud de agradar a los demás y atender todos sus requerimientos a lo largo de su actividad laboral. Estas personas tienen tendencia natural a dejar de lado su planificación del trabajo, y ayudar a otras personas a resolver sus problemas, mientras los propios quedan sin resolverse, dejando las cosas una vez tras otra para el día siguiente. Permiten que las necesidades o los deseos de los demás sean más importantes que su propio tiempo; sin darse cuenta priorizan la realización de las metas ajenas, en detrimento de las metas propias.

La capacidad de cada persona para evitar las interrupciones depende en gran medida del comportamiento de cada uno y de las actitudes personales. Si cedes continuamente ante los requerimientos de los demás, no podrás ver cumplidas tus metas. Además, si interrumpes continuamente el trabajo de otros, no podrás esperar que los demás respeten el tuyo. Si no planificas bien tus actividades durante tu tiempo de trabajo, no esperes que dicho tiempo se gestione por arte de magia.

Cómo evitar las interrupciones:

1.- Bloquea espacios de tiempo para trabajar en tareas imperativas.
Elige las tareas imperativas antes de empezar la semana, y anota en la agenda los espacios de tiempo en que las llevarás a cabo. Protege esos espacios de tiempo, piensa en ellos como si fueran una reunión importantísima. No permitas que nadie ni nada te interrumpa, desconecta el teléfono y no consultes el e-mail. Si alguien quiere consultarte algo deberá esperar, le atenderás, pero no antes de terminar la tarea imperativa de ese día. Comprométete contigo mismo a cumplirlo. Estas son las tareas de las que depende tu éxito profesional y personal, no debes ceder ante nadie, porque estarás regalando tu éxito a los demás. De la misma forma que no toleras una interrupción durante una reunión con un cliente, no toleres la interrupción durante una importante “reunión” contigo mismo.

2.- Pide a las personas de tu entorno que respeten tu tiempo.
Si tú respetas el tiempo de los demás, ellos respetarán el tuyo. Podemos educar a las personas de nuestro entorno, acostumbrándoles a que atenderemos sus solicitudes, pero deben esperar a que terminemos nuestras tareas. Cooperarán con nosotros sin problema ya que entenderán que vamos a atender sus solicitudes igualmente, en el momento adecuado, después de haber resuelto nuestras propias necesidades.

3.- Cierra tu puerta.
Cuando estés con tus tareas imperativas y no puedas permitirte ninguna interrupción, cierra la puerta de tu despacho. Si no tienes despacho, sal de tu zona de trabajo y enciérrate en una sala de reuniones. Es una forma educada de expresar a los demás de que estás ocupado en un asunto importante y no deben molestarte. Así evitarás las conversaciones informales que te distraen y te ves obligado a responder para no sentirte maleducado. Algunas personas se desplazan a una biblioteca pública durante una o dos horas para asegurarse de que nadie les moleste durante sus tareas imperativas.

4.- Utiliza el lenguaje corporal y adopta una actitud de trabajo.
Si entra alguien en tu despacho y reaccionas apartando los papeles y dejando el bolígrafo sobre la mesa, si te acomodas en tu silla y te relajas, acabas de invitarle a quedarse y hablar largo rato. Un lenguaje corporal útil en estas ocasiones puede ser ponerte en pie y permanecer así mientras habla. De esta forma estas expresando que la conversación ha de ser corta, y el visitante no se sentirá ofendido. Otra fórmula eficaz, es mantenerte en posición de trabajo, incluso exagerarla para transmitir que tu trabajo es de suma importancia. Aunque esta segunda forma es más descortés.

5.- Controla el teléfono, o el teléfono te controlará a ti.
El teléfono es una herramienta muy eficaz y bien utilizada puede ayudarnos a ahorrar tiempo. Sin embargo muchas veces el teléfono nos interrumpe y nos hace perder eficacia, porque abandonamos tareas imperativas para atender a necesidades de los demás, dejando las nuestras abandonadas. Solemos olvidar que el teléfono es el sirviente y no el amo. La mejor solución es desconectar el teléfono durante los bloques de tiempo que tengas protegidos en tu agenda para tareas imperativas. Cuando hayas terminado el trabajo, devuelve todas las llamadas, agrupar todas las llamadas en un bloque de tiempo nos hace más eficaces y evita ser interrumpidos constantemente. Además ese periodo de llamadas puede ser un periodo de descanso entre dos tareas imperativas que requieran toda tu concentración.

Podemos ser los dueños o las víctimas de nuestras actitudes. Se trata de una cuestión de elección personal… bendecir o maldecir.
-Paul J. Meyer

 

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