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¿Priorizar las tareas según su importancia es correcto?

Escrito por Aritz Urresti el 2 Nov 2015
Priorizar las tareas según su importancia

Priorizar las tareas según su importancia, y no según su urgencia. Este es el concepto clásico de gestión del tiempo y planificación que todos conocemos. Pero… ¿es de verdad el mejor sistema?

Es posible llegar más allá y mejorar mucho esta forma de priorizar. ¿Cómo? todos sabemos que el 80% de las actividades de cada día nos proporciona el 20% de los resultados; y el 20% de nuestras actividades nos proporciona el 80% de los resultados. Esa es la conocida Ley de Pareto.

Esto nos permite diferenciar entre 2 tipos de actividades en nuestro día a día: las tareas que nos dan muchos resultados y las tareas que nos dan pocos o ningún resultado. Podríamos definirlas como actividades de Alta Rentabilidad y actividades de Baja Rentabilidad (En adelante AR y BR). ¿Y si aumentáramos en nuestra programación diaria las tareas que nos dan más resultados? Si nos centramos en la Alta Rentabilidad y la priorizamos, aumentaríamos nuestros resultados y nuestra productividad de forma drástica. Sin embargo muy pocas personas son capaces de hacerlo.

Mientras sigamos priorizando en función de lo Urgente o Importante lo tendremos bastante difícil. Lo que os planteo es dar el paso a planificar en base a la rentabilidad, separando nuestras tareas en 2 grupos: AR y BR. Muy poca gente lo consigue, y por eso muy poca gente consigue aumentar resultados. Es muy poca la gente que alcanza el éxito.

La dificultad radica en quitarse de encima las tareas de Baja Rentabilidad. Hacemos una inmensa cantidad de tareas de BR cada día que no nos aportan ningún resultado, nos mantienen donde estamos y nos impiden crecer y dedicarnos a la Alta Rentabilidad. Está claro que si tenemos el día repleto de BR, no podemos meter AR, porque sencillamente no cabe en la agenda. Un recipiente que esta lleno no admite más contenido hasta que es vaciado. Lo mismo ocurre con nuestra agenda. En seguida nuestro entorno, nuestros clientes, nuestros colaboradores, nos llenan la agenda de Baja Rentabilidad. Si no estamos en guardia, y nos protegemos, la BR nos invade la planificación rápidamente, y nos quedamos en espacio para la AR. Sin espacio para los resultados. Sin tiempo para el éxito. No tendremos tiempo de ganar dinero porque estamos muy ocupados trabajando.

Desde niños estamos demasiado acostumbrados a priorizar las tareas según su importancia, o lo que es peor: según su urgencia y la propia inercia nos lleva a seguir haciéndolo de forma casi automatizada. Además, las tareas de BR, suelen ser las fáciles, las que se encuentran dentro de nuestra zona de confort, tendemos a hacerlas en primer lugar porque nos resulta más cómodo. En cambio las tareas AR, nos suponen un esfuerzo, nos obligan a superar barreras mentales y creencias implantadas en la mente; nos obligan a ser proactivos.

El secreto consiste en pensar, investigar, reflexionar acerca de cómo deshacernos de las BR. Por ejemplo, preparar un informe para un importante cliente, no nos aporta ningún resultado, pero hemos de hacerlo porque si no podemos perderlo. Es una tarea de BR, porque no nos hace crecer, no nos da resultados extra, solo nos mantiene igual. Pero es importante, no hacerla no es una opción.

Las personas de éxito, son aquellas que inventan la forma de librarse de este tipo de tareas y así poder centrarse en la AR.

Existen formas de reducir poco a poco las BR e ir incrementardo la AR en nuestra agenda, para ir incrementando la productividad, los resultados, y el éxito. Por ejemplo, crear un equipo en el que delegar, agrupar las tareas de BR para hacerlas más rápidamente, buscar sistemas de automatizar la BR y minimizar el tiempo que nos ocupa… No es una tarea fácil y exige esfuerzo, tiempo, paciencia, creatividad y salir de nuestra zona de confort. Pero creedme que merece la pena.

Y cuando hablo de Alta Rentabilidad, no solamete me refiero al ámbito del trabajo y las finanzas. También en la vida personal, social, familiar es posible aplicar los mismos conceptos. Es posible planificar y proteger nuestras actividades que nos proporconan alta satisfacción personal, siguiendo estas mismas pautas de priorización.

¿Quieres aprender a desarrollar las habilidades de las personas con éxito? Tu éxito en la vida no depende de lo que hagas mañana, si no de lo que hagas hoy. No esperes más y actúa ahora.

La gestión de las tareas de AR y BR forma parte de mi método para mejorar la vida de las personas. Si quieres saber más, asiste a uno de mis cursos gratuitos de 5 horas en el edificio del Seminario de Derio (curso presencial todas las semanas). Totalmente gratuito y sin ningún compromiso posterior

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