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Cómo proteger tu tiempo de interrupciones

Escrito por Aritz Urresti el 30 Sep 2016

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Las consecuencias de ser interrumpido

  • No cumplir tus metas. Tendrás muchas posibilidades de dejar lo que estabas haciendo sin terminar y tendrás que retomar ese trabajo al día siguiente.
  • Frustración y estrés. Terminarás desmotivado y frustrado por no ver terminado el trabajo, y no ver cumplidas tus metas y tu planificación.
  • Pérdida de la inspiración. Si estás centrado en una tarea que requiere concentración, perderás tanto la inspiración como el flujo de trabajo.
  • Desperdicio de tiempo. Se calcula que tras una interrupción, tardamos 16 minutos en recuperar la concentración.
  • Necesidad de mayor esfuerzo. Te costará más trabajo terminar lo que estabas haciendo.
  • Reducción en la calidad del trabajo. Cuantas más interrupciones tengas, tendrás más posibilidades de cometer errores.

Cómo evitar las interrupciones:

  • Mantén el control sobre el teléfono, el whatssapp y el correo electrónico
    El teléfono o el e-mail son herramientas que bien utilizadas pueden ayudarnos a ahorrar tiempo. Sin embargo muchas veces el teléfono nos interrumpe y nos hace perder eficacia, porque abandonamos nuestras tareas para atender a necesidades de los demás, dejando las nuestras abandonadas. La mejor solución es poner el teléfono en “modo avión” durante los bloques de tiempo que tengas protegidos en tu agenda para tareas imperativas. Es sencillo y eficaz. Cuando hayas terminado el trabajo, devuelve todas las llamadas, agrupar todas las llamadas en un bloque de tiempo nos hace más eficaces y evita ser interrumpidos constantemente. No permitas que el whatssapp te obligue a estar continuamente a disposición de los demás y te saque de tus tareas continuamente. Puedes eliminar las alertas y los sonidos para que solo lo leas cuando tú decidas.
  • Pide a las personas de tu entorno que respeten tu tiempo.
    Si tú respetas el tiempo de los demás, ellos respetarán el tuyo. Podemos educar a las personas de nuestro entorno, acostumbrándoles a que atenderemos sus solicitudes, pero deben esperar a que terminemos nuestras tareas. Cooperarán con nosotros sin problema ya que entenderán que vamos a atender sus solicitudes igualmente, en el momento adecuado, después de haber resuelto nuestras propias necesidades.
  • Planifica tu tiempo y céntrate en tareas imperativas.
    Elige las tareas imperativas antes de empezar la semana, y anota en la agenda los espacios de tiempo en que las llevarás a cabo. Protege esos espacios de tiempo, piensa en ellos como si fueran una reunión importantísima. No permitas que nadie ni nada te interrumpa, desconecta el teléfono y no consultes el e-mail. Si alguien quiere consultarte algo deberá esperar, le atenderás, pero no antes de terminar la tarea imperativa de ese día. Comprométete contigo mismo a cumplirlo. De la misma forma que no toleras una interrupción durante una reunión con un cliente, no toleres la interrupción durante una importante “reunión” contigo mismo.
  • Pon barreras físicas.
    Cuando estés con tus tareas imperativas y no puedas permitirte ninguna interrupción, cierra la puerta de tu despacho. Si no tienes despacho, sal de tu zona de trabajo y enciérrate en una sala de reuniones. Es una forma educada de expresar a los demás de que estás ocupado en un asunto importante y no deben molestarte. Así evitarás las conversaciones informales que te distraen y te ves obligado a responder para no sentirte maleducado. Algunas personas se desplazan a una biblioteca pública durante una o dos horas para asegurarse de que nadie les moleste durante sus tareas imperativas.
  • Exprésate con el lenguaje corporal 
    Si entra alguien en tu despacho y reaccionas apartando los papeles y dejando el bolígrafo sobre la mesa, si te acomodas en tu silla y te relajas, acabas de invitarle a quedarse y hablar largo rato. Un lenguaje corporal útil en estas ocasiones puede ser ponerte en pie y permanecer así mientras habla. De esta forma estas expresando que la conversación ha de ser corta, y el visitante no se sentirá ofendido.

¿Quieres aprender a evitar las interrupciones en tu trabajo? Aprende a gestionar tu tiempo, evita la frustración y el estrés de irte cada día a casa con sensación de no terminar tu trabajo.

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