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Planificación, planificación y planificación. No me cansaré de repetirlo.

Escrito por Aritz Urresti el 23 Nov 2012

planificacion

Planificación, palabra mágica. La mayoría de las personas piensan que planifican correctamente, sin embargo la planificación bien hecha es algo muy difícil de dominar. Adquirir destreza en la planificación conlleva invertir mucho tiempo y esfuerzo. Es un aprendizaje, no basta con un cursillo o con leer un manual, aprender a planificar lo conseguiremos a medio/largo plazo. No son muchas las personas que planifican correctamente, pero son personas de gran éxito, ya que la gestión de nuestro tiempo depende de la planificación, y el éxito tiene mucho que ver con la gestión del tiempo.

La mayor parte de las personas tienen una agenda y en ella anotan las citas, las reuniones, y apuntan cosas que no quieren que se les olvide. Pero esto no es planificar. Planificar implica trabajar por metas, desglosar las grandes tareas en acciones tangibles y específicas. Planificar no es hacer una lista de tareas, ni apuntar mis deseos. Se trata de sentarme unas horas a proteger mi tiempo y a pensar qué cosas me gustaría que me sucedieran y qué acciones desarrollaré para que esas cosas sucedan y en qué fecha.

Nos cuesta pararnos a pensar, tendemos a ponernos a hacer sin más, nos han educado así, nos han enseñado que trabajar es estar unas horas en un sitio haciendo algo, sin dedicar tiempo a pensar previamente. Si nos paráramos a pensar realmente, nos daríamos cuenta de que lo que debemos priorizar no son las cosas que los demás nos urgen a hacer, si no que debemos priorizar todo aquello que hace cambiar el resultado de la empresa.

A continuación os indico 6 claves para planificar correctamente:

  1. Proteger un tiempo semanal para planificar. Parece obvio, pero casi nadie lo hace. La mayoría de las personas anota las cosas en su agenda sobre la marcha, o la rellena en un hueco de 10 minutos, sin dedicarle tiempo a analizar y reflexionar. Una planificación bien hecha requiere un mínimo de 2 horas semanales. Dicho bloque de tiempo debe figurar en nuestra agenda, debemos proteger el tiempo que vamos a dedicarle. Si no nos mentalizamos de la importancia de planificar y no reservamos 2 horas en la agenda, al final no lo hacemos, porque las urgencias y los imprevistos del día nos comen ese tiempo. Es necesario tener visión a largo plazo y no dejarse llevar por la ansiedad de la urgencia ni por la presión de los demás. Algunas personas de éxito dedican incluso 10 horas semanales a planificar. Es fácil pensar que planificar es perder tiempo, sin embargo planificar nos hace ahorrar tiempo.
  2. Definir mis metas. Para saber qué y cómo tengo que planificar es imprescindible marcarme unas metas bien definidas. Necesito saber qué cosas he de priorizar, y poder diferenciar las tareas que tienen valor, alta rentabilidad o satisfacción personal. Si no defino bien mis metas, las acciones a las que daré valor serán las urgentes y no tendré criterio formado para priorizar en base a la rentabilidad. Lo que nos ocurre normalmente, es que sin metas sólo planificamos urgencias y tareas pendientes. No dejamos huecos para acciones que nos lleven a conseguir las metas importantes, ni para desarrollar acciones de mejora.
  3. Determinar mis tareas repetitivas. Es importante conocer cuáles son mis “tareas repetitivas”. Me refiero a ese tipo de acciones que forman parte de una meta a medio o largo plazo, y debo repetir todas las semanas. Conociendo las tareas repetitivas que me acercan al logro de mis metas, me será más sencillo planificar, esas acciones llenarán bastantes horas en mi planificación semanal.
  4. Gestionar las tareas pendientes. Con la palabra “pendientes” no me refiero a las cosas que me faltan por hacer, me estoy refiriendo a aquellas tareas “menores” que no aportan nada al resultado, pero que se han de hacer. Esta es una de las claves de la planificación, conseguir que esas tareas que no aportan nada no me llenen todo mi tiempo, porque esto significaría que me estoy dedicando a tareas que no me llevan a obtener resultados, luego estaré gestionando mi tiempo muy ineficazmente. Esto no es fácil de hacer, hay que analizar y buscar soluciones, porque son cosas que es imprescindible hacerlas. Podemos tratar de delegarlas, de agruparlas, analizar la forma de sistematizarlas, automatizarlas… En las tareas pendientes es donde está el problema, la gente les dedica la mayor parte de su tiempo y no les permite crecer. La percepción que tienen es que “están trabajando duro”, pero si lo analizaran se darían cuenta de que es un error.
  5. Gestionar los imprevistos. Los imprevistos son otro de los grandes caballos de batalla de la planificación. Y también son difíciles de gestionar, requiere reflexión, práctica, adquirir destreza… Requiere que hagamos un análisis de lo que nos ha ocurrido. Cuando un imprevisto nos rompe la planificación, es lo peor que nos puede pasar. Es imprescindible que lo analicemos y reflexionemos. ¿Qué puedo hacer para que no ocurra otra vez? Al final nos daremos cuenta de que gran parte de los imprevistos no lo son realmente. Muchas de las cosas que percibimos como imprevistos, si lo analizáramos podrían preverse. Los imprevistos reales seguirán ocurriendo, pero otros habremos aprendido a preverlos mediante el análisis de mi día a día y podremos tratar de reducirlos y minimizarlos. También podemos incluir en la planificación diaria, unos huecos para posibles imprevistos, de esta forma no romperán tu planificación. Si analizamos y elaboramos un listado de 10 ó 15 imprevistos que nos suelen ocurrir, podemos trazar estrategias para evitarlos y prever los “imprevistos”.
  6. Gestionar las urgencias e interrupciones. Ceder ante la presión de las urgencias y las interrupciones de los demás, pueden destrozar nuestra productividad. ¿Cómo superarlas? Uno de los grandes problemas es nuestro miedo inconsciente a decir “no”. Tenemos grandes barreras mentales que nos perjudican y no nos damos cuenta. Creemos que estamos ayudando a los demás pero no es así, es una auto justificación ante el miedo a decir “no”. Un ejemplo: si un compañero, socio o empleado nos interrumpe cada 40 minutos con una consulta, podemos educarle para que todas las consultas que tenga las agrupe en una reunión los martes y los jueves a las 13 horas, en vez de estar cada 40 minutos parando mi productividad. De esta forma le estamos ayudando igualmente, pero protegiendo nuestra planificación y por tanto nuestros resultados. Simplemente es necesario romper la barrera mental del miedo a decir “no”. Podemos cerrar la puerta de nuestro despacho cuando necesitamos centrarnos, descolgar el teléfono y apagar el móvil, acostumbrar a la gente a que sin cita previa nunca recibimos a nadie, etc. No es inteligente solucionar los problemas de los demás a costa de crearnos un problema a nosotros mismos.

Las “Tareas de Alta Rentabilidad” no se meten solas en nuestro día. La planificación, las metas personales valiosas y las tareas repetitivas son difíciles de meter y hemos de protegerlas. Por el contrario, las tareas pendientes sin valor, las interrupciones, las urgencias de los demás y los imprevistos, van a colarse continuamente. Debemos defendernos de esta realidad y ser sinceros con nosotros mismos, no dejarnos llevar. Es muy fácil justificarnos y engañarnos pensando que trabajamos mucho. Está en nuestra mano lograr que el contenido de mi día sea valioso, rentable, y que nos dé satisfacción, evitando que nuestro desempeño profesional sea mediocre e insatisfactorio.

La diferencia radica entre actuar de forma reactiva o de forma proactiva. Si somos “reactivos” actuamos en base a las circunstancias y al entorno, nos dejamos llevar por las urgencias y las prioridades de los demás. Si somos “proactivos” somos nosotros quienes provocamos las cosas que nos suceden, tenemos el control de nuestra vida, no se lo cedemos a los demás.

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