logo Aritz Urresti

Las 3 P de la gestión del tiempo

Escrito por Aritz Urresti el 27 Mar 2013
Las 3 P de la gestión del tiempo

Las 3 P de la Gestión del Tiempo. Uno de los pilares centrales que enseñamos a todos nuestros clientes, empresarios y directivos, para adquirir competencias en la gestión del tiempo, se basa en las 3 P:

  • Pensar
  • Priorizar
  • Proteger

Uno de los principales hábitos negativos que tienen la mayoría de las personas, es el hábito de la dilación. Se trata de un hábito que proviene de la falta de confianza, en la dificultad de tomar decisiones propias, en la falta de metas o prioridades o en la carencia de energía personal para avanzar hacia los objetivos. El hábito de la dilación es un gran obstáculo en el camino hacia la adquisición del hábito de la Gestión del Tiempo. Es fundamental trabajar en la eliminación de los hábitos perjudiciales y su sustitución por hábitos beneficiosos. Mientras que los primeros nos impiden alcanzar el logro de nuestras metas, los segundos nos impulsan hacia ellas.

Para reconducir nuestros hábitos, es preciso en primer lugar tomar consciencia de ellos y admitir que existen. En segundo lugar tomar la firme resolución de cambiarlos, y en tercer lugar poner en práctica las medidas precisas y la actitud adecuada. ¿Cómo hacer eso? La puesta en práctica de las 3 P es una buena manera de lograrlo.

Pensar. Es fundamental pararse a pensar en lo que estamos haciendo, salir de la inercia del día a día, detener la vorágine de tareas “apaga-fuegos”, tareas “urgentes” e interrupciones. Dedicar unas horas a pensar nos permitirá dirigirnos en la dirección adecuada y a pesar de que nos dé la sensación de pérdida de tiempo, en realidad el resultado es un gran ahorro de tiempo. Debemos ser capaces de cuestionarnos a nosotros mismos, dejar de lado las auto excusas, y dejar de creer que lo hacemos todo bien. Siempre es posible mejorar. Si pensamos, analizamos y planificamos nuestras tareas semanales, en seguida notaremos una gran mejoría en los resultados.

Priorizar. Como resultado de parar a pensar, podremos analizar si estamos dedicando nuestro tiempo a tareas que nos benefician y nos hacen crecer y mejorar, o por el contrario, dedicamos la mayor parte del tiempo a tareas que nos estancan y no nos aportan beneficio ni mejoran los resultados. Una vez sepamos a qué tipo de tareas dedicamos realmente nuestro tiempo cotidiano, debemos hacer el ejercicio de priorizarlas. Solo entonces nos será posible poner en primer lugar las tareas de Alta Rentabilidad, dejando para después otro tipo de tareas que nos bloquean en nuestro desarrollo. Y si nos es posible delegar estas tareas que nos frenan, dejando para nosotros únicamente las de Alta Rentabilidad, las que nos permiten aumentar resultados de forma exponencial. Sin haber parado previamente a pensar, este ejercicio resultará imposible. A pesar de que nuestra percepción inicial sea que las tareas de baja rentabilidad hemos de hacerlas, hemos de trazar estrategias para ponerlas en segundo plano mediante una correcta planificación y delegando, si es que queremos mejorar. Se suele considerar que dedicamos un 20% de nuestro tiempo a aquellas tareas que nos dan el 80% de los beneficios. Si lo invertimos y convertimos ese 20% en un 80%, nuestros resultados podrían multiplicarse por cuatro, al incrementar cuatro veces el tiempo dedicado.

Proteger. La pregunta lógica tras lo expuesto sería ¿Cómo puedo dedicar mi tiempo a tareas de alta rentabilidad y hacer efectiva esa priorización? La respuesta es Proteger. Debemos ser inflexibles protegiendo nuestro tiempo. Si cedemos nuestras horas de trabajo de Alta Rentabilidad al menor requerimiento de otras personas, estaremos regalando nuestra rentabilidad y nuestros resultados. A menudo parecemos ONGs dedicadas a resolver los problemas de los demás dejando de lado los propios. Tendemos a justificarnos convenciéndonos a nosotros mismos con excusas del tipo “esto es importante hacerlo, aunque no me proporciona resultados”. Por eso es tan importante dedicar tiempo a la primera P: Pensar. Debemos cuestionarnos a nosotros mismos y destapar estas auto excusas que nos proporciona nuestra propia mente. Es imprescindible aprender a decir NO a imputs externos e internos que nos sacan de la Alta Rentabilidad, pero nuestros miedos internos inconscientes nos impiden ser capaces de decir no. Por ejemplo, atender el teléfono, consultando el email continuamente, navegando en internet, permitiendo que nuestros colaboradores nos interrumpan, etc. Lo aconsejable es la Gestión del Tiempo planificando y estableciendo unas horas determinadas para consultar el email, no atender las llamadas en mitad de una tarea prioritaria (devolver la llamada más tarde), establecer un horario para consultas de colaboradores, por ejemplo a primera hora y a última hora, etc. El problema real es que decir NO significa conflicto. Tenemos que aprender a gestionar ese conflicto. Todos tendemos a vivir en nuestra zona de confort y no gestionar esos conflictos, ni enfrentarnos a la realidad de que esa falta de protección del tiempo va en nuestro perjuicio y de nuestra empresa. Hasta que no lo analizamos y comprendemos todo lo que perdemos por no salir de nuestra zona de confort y enfrentarnos a la dificultad de decir no, seguiremos tendiendo a auto justificarnos, y la consecuencia será que mis tareas no conducen a sumar en beneficio de la empresa.

 

¿Quieres aprender más? Asiste a mi seminario gratuito para empresarios y directivos, y aprenderás lo que necesitas para cambiar. Se trata de un curso gratuito de 5 horas que impartiré el martes de 9 a 14 h. en el edificio del Seminario de Derio.

  • Seminario Gratuito de 5 horas para empresarios y directivos.

  • No te lo pierdas: Plazas limitadas, máximo 25 personas.

  • Inscríbete rellenando el formulario que encontrarás a la derecha de este texto, o haz click aquí.

Compartir en tus redes sociales
Email this to someone
email
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on Google+
Google+
Share on LinkedIn
Linkedin

One Trackback/Pingback

  1. […] personas de éxito por lo general organizan la gestión de tiempo de la siguiente […]

Escribe un comentario

Tu email nunca será publicado o compartido.

Síguenos

twitter Aritz Urresti facebook Aritz Urresti linkedin Aritz Urresti youtube Aritz Urresti
@AritzUrresti

¿Quieres más artículos como este?

Suscríbete aquí al newsletter y recibe mis artículos cada mes en tu email totalmente gratis

OK

Uso de cookies

Esta web utiliza cookies para que tengas mejor experiencia de navegación. Si continuas navegando consideramos que aceptas su uso y la política de cookies que encontrarás en nuestro AVISO LEGAL