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Cómo planificar eficazmente por prioridades

Escrito por Aritz Urresti el 24 May 2013
Cómo planificar eficazmente

¿Sabes cómo planificar eficazmente por prioridades? ¿Cuántas personas planifican lo que hacen? Solo entre un 5 y un 10% planifican. Me refiero a planificar de verdad. Planificar eficazmente no es simplemente anotar tareas en una agenda, la planificación eficaz es otra cosa muy distinta, implica identificar las tareas de alta rentabilidad, priorizarlas, proteger bien el tiempo que dedico a esas tareas, trazar un plan de acción con fechas límite y plazos concretos, etc.

La falta de planificación eficaz está directamente relacionada con la falta de Metas de las personas. Quienes no tienen nada que conseguir, tienen un vacío, no tienen nada que planificar, jamás se plantearán cómo planificar eficazmente por prioridades. Lo máximo que harán serán listas de tareas y una agenda con la citas, basadas únicamente en la inercia y en las urgencias, no una auténtica planificación por prioridades. Si no planificamos nos dejamos llevar por las urgencias, porque no tenemos clara nuestra meta, no hay nada que identifiquemos como más importante que las urgencias que nos vayan surgiendo.

DESEO => META => PLANIFICAR

Necesitamos analizar cuáles son nuestros deseos profundos, cuáles son las cosas que deseamos de verdad, nuestros deseos sinceros. No me estoy refiriendo a deseos vagos o circunstanciales, si no a aquellos deseos que permanecen más allá de los caprichos pasajeros. Los deseos sinceros son difíciles de identificar. Es necesario cuestionarnos a nosotros mismos, hacernos preguntas, y dedicar mucho tiempo de reflexión para saber qué cosas deseamos realmente, sin estar condicionados por lo que piensan los demás, por el entorno cultural y educacional, lo que deseamos de verdad, y no lo que los demás esperan que deseemos. ¿Sabemos cuál es nuestra misión en la vida? ¿Sabemos para qué trabajamos cada día? ¿Sabemos para qué hacemos cada cosa? ¿Dedicamos nuestro tiempo a lograr las cosas que deseamos ardientemente o a lo que desean los demás? ¿O somos arrastrados por la pura inercia? No nos han enseñado a saber lo que queremos y dedicamos nuestras vidas a hacer aquello que se espera que hagamos, por el mero hecho de que eso es lo que hacen todos los demás. Muy pocas personas logran salir de esa dinámica.

Después de tener claro nuestro deseo sincero, es cuando podemos fijar metas. Ya he hablado en muchas ocasiones en este blog sobre la fijación de metas. Las metas que nos fijamos condicionan nuestro futuro. La fijación de metas nos exige que realicemos un diálogo interno para analizar cuál es nuestra realidad actual y cuál es la realidad a la que queremos llegar. Pero las metas no sirven de nada si no contienen un plan de acción y una fecha límite establecida para cada paso del plan de acción. Trabajar por metas es dar una dirección a tu vida, saber de dónde partes, a dónde quieres llegar, y los hitos a cumplir en el camino. Trabajar por metas es establecer un origen y un destino en tu vida, pero un destino que escoges tú mismo, no lo deciden los demás. Trabajar por metas es importante porque te permite establecer prioridades entre el conjunto de tus tareas y centrarte en las que aportan valor real en tu vida.

Una vez que tenemos claras nuestras metas, debemos planificar, tal como hemos comentado anteriormente. Planificar es reflexionar, es preciso invertir horas, de tal forma que analicemos e identifiquemos cuáles son nuestras tareas imperativas: las Tareas de Alta Rentabilidad, aquellas tareas que hay que priorizar y proteger. Se trata de identificar las tareas que hacen cambiar los resultados, aquellas tareas que nos llevan directamente a mejorar, aquellas que nos acercan a la meta. Es complicado identificar las tareas de alta rentabilidad, es necesario aprender a verlas y entrenamiento para priorizarlas y protegerlas, porque la costumbre y las barreras mentales nos llevan siempre a priorizar las urgencias, y los deseos de los demás. Debemos protegerlas muy bien y dedicarles más tiempo de tal forma que el resto de tareas no nos resten tiempo a la alta rentabilidad. Normalmente se dedica el 80% del tiempo a aquellas tareas que aportan en 20% de los resultados (Ley de Pareto). Hay que cambiar esta proporción. Pese a lo que muchos piensan, puede hacerse. La ejecución de las tareas de alta rentabilidad debe planificarse mediante el uso de una agenda, trazando el plan de acción a seguir para lograr nuestras metas, desglosando las metas en tareas y pasos a seguir, marcando fechas límite de cumplimiento.

 

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