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Gestión de tiempo: 8 claves de la planificación eficaz

Escrito por Aritz Urresti el 26 Jun 2013
Gestión de tiempo, planificación eficaz

Gestión de tiempo: os presento las ocho claves de la planificación eficaz, ocho pasos para organizarte con gran eficacia. La gestión del tiempo es la mejor herramienta para mejorar los resultados de tu empresa, y mejorar tu satisfacción personal.

1. No hagas nada antes de tener una lista de tareas del día programada. No abras el e-mail, ni te reúnas, ni atiendas ninguna urgencia si tener claras tus actividades del día. Puedes elaborar esta lista a última hora del día anterior. Lo idóneo para gestionar tu tiempo es hacer un esbozo de las 5 actividades de cada día de la semana, el domingo,o el lunes a primera hora.

2. Haz una lista de las 5 tareas a hacer hoy. Tratar de meter actividades de alta rentabilidad, que te acerquen a resultados, que te lleven a mejorar la situación de tu empresa. No significa que no puedas hacer más, pero asegúrate de que estas 5 las cumples sí o sí. Sé muy específico al escribir esta lista de 5 tareas.

3. Ordena tus 5 tareas por orden de prioridades, determina cuál de ellas es la tarea imperativa y ponla en primer lugar, después pon las tareas importantes y por último las tareas urgentes. Las tareas imperativas son las “áreas de mejora”, las que te llevan a mejorar los resultados de tu empresa, las que hacen cambiar las cosas de forma radical. Nunca hagas lo primero las urgentes.

4. Planifica: asigna a estas 5 tareas hora de inicio y hora de finalización. Calcula de forma realista cuánto tiempo necesitarás para cada tarea, no te quedes corto, porque si no estarás todo el día con prisas y estresado. Intenta que el tiempo asignado a tus 5 tareas diarias no sobrepase las 6 horas, porque necesitarás tener margen para imprevistos.

5. Empieza por las tareas imperativas, no cometas el error de dejarlas para el final, como hace la mayoría. Lo mejor es comenzar el día con las 3 tareas más importantes, porque a lo largo del día nos vamos desgastando mental y físicamente. Si haces las 3 tareas más importantes cada día a primera hora sin dejarte interrumpir por e-mails, por el teléfono o por colaboradores, tus resultados aumentarán espectacularmente. Resiste la tentación de empezar con cosas sencillas, porque arruinarás tu día. Empieza por la tarea imperativa del día y no permitas que nadie te pare hasta completarla.

6. Trata de delegar o de subcontratar todo lo que puedas. Concéntrate en las tareas que te den los mejores resultados, e intenta delegar todo lo demás. Recuerda la Ley de Pareto: “el 20% de las tareas te aportan el 80% de los resultados”. Concéntrate en ese 20%.

7. No seas un esclavo del correo electrónico. Los emails se han convertido en una auténtica droga que impiden a muchas personas ser productivas. Consulta tu email como máximo 2 veces por día. Jamás lo hagas al inicio de la jornada, porque arruinará tu día. Ábrelo solo después de haber resuelto tus 3 tareas principales del día. Anota en tu planificación los dos horarios en que consultarás el correo y cúmplelo con exactitud.

8. Sé responsable de lo que haces con tu tiempo y con tu vida. Nadie va a velar por tus intereses si no lo haces tú mismo. Si te dejas llevar por los intereses de los demás, cedes a sus requerimientos, cedes ante las urgencias de otros y ante los imprevistos, y abandonas la gestión de tu tiempo, estarás regalando tu tiempo. Ayuda a otros, pero siempre después de haberte ayudado a ti mismo. Si otra persona necesita tu ayuda probablemente podrá esperar al final de la mañana, sé estricto con tus prioridades.

Las personas de éxito por lo general organizan la gestión de tiempo de la siguiente manera:

  • El último día de cada mes planifican los objetivos que quieren conseguir el mes siguiente.
  • El domingo deciden y planifican las tareas de toda la semana, es decir, un esbozo de las 5 actividades imperativas e importantes de cada día.
  • El día anterior a última hora, planifican las actividades del día siguiente.
“El tiempo es el amigo de la empresa maravillosa y el enemigo de la mediocre.”
Warren Buffet

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Un comentario

  1. La buena administración o gestión de nuestro tiempo es un tema que nos ha interesado desde tiempos muy remotos y también es cierto que podemos leer sobre este tema en libros, internet… En este link que dejo podréis ver un buen resumen del tema que creo puede servir de mucha ayuda. http://goo.gl/YBkSB

    01-Jul-13 · 12:45 pm | Permalink

One Trackback/Pingback

  1. […] que un proyecto llegue a buen puerto o no depende en gran medida de una buena planificación del tiempo previa. El éxito suele venir determinado por los planes establecidos para alcanzar metas […]

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