Planificar el tiempo: 10 consejos útiles

Planificar el tiempo nos proporciona beneficios inmediatos: mayor eficiencia, mayor organización y consecución de metas.

El que un proyecto llegue a buen puerto o no depende en gran medida de una buena planificación del tiempo previa. El éxito suele venir determinado por los planes establecidos para alcanzar metas importantes; es por esto que es vital ir acostumbrándose a una buena planificación, empezando por reservar espacios de tiempo para las actividades frecuentes a corto plazo y las pequeñas tareas diarias, para así, poco a poco, ir fijando metas más ambiciosas y a largo plazo.

Aquí van algunas pautas para planificar el tiempo correctamente.

1. Utilizar un único sistema de planificación: es conveniente despejar nuestra zona de trabajo de anotaciones y papeles sueltos, y comenzar a registrarlo todo en una única agenda o cuaderno de notas. De este modo evitamos que se nos solapen actividades pendientes o espaciar demasiado el tiempo entre dos citas, con la merma en la productividad que esto acarrea.
2. Llevar siempre encima el sistema de planificación. De este modo podemos registrar toda la información importante, evitando olvidos y malos entendidos.
3. Reservar como mínimo 2  horas semanales para dedicarlas a la planificación. Es aconsejable dedicar un tiempo a final de mes para establecer las metas del mes siguiente.
4. Priorizar: conviene organizar las tareas en función de su importancia, asignándoles bloques de tiempo en función de su importancia.
5. También es aconsejable tomarse 15 minutos para la planificación diaria.
6. Organizar las prioridades diarias en función de su importancia. Centrarse en llevar a cabo las actividades de mayor rentabilidad.
7. Establecer un procedimiento para evaluar las tareas realizadas cada jornada (“cierre del día”). Una vez revisada, organizar las tareas para el día siguiente.
8. Utilizar marcadores y notas para registrar detalles como ideas nuevas, direcciones, listas, fechas y demás información útil. Llevar un registro diario de estas anotaciones, teniéndolas siempre disponibles.
9. Planificar las reuniones. Tener anotados los temas a tratar con cada persona con la que debamos reunirnos.
10. Controlar el progreso hacia nuestras metas mediante un proceso de seguimiento. Esto nos ayuda a conocer en qué lugar nos encontramos respecto a estas metas y a establecer prioridades o modificar nuestra conducta consecuentemente.

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