Planificar el tiempo nos proporciona beneficios inmediatos: mayor eficiencia, mayor organización y consecución de metas.
El que un proyecto llegue a buen puerto o no depende en gran medida de una buena planificación del tiempo previa. El éxito suele venir determinado por los planes establecidos para alcanzar metas importantes; es por esto que es vital ir acostumbrándose a una buena planificación, empezando por reservar espacios de tiempo para las actividades frecuentes a corto plazo y las pequeñas tareas diarias, para así, poco a poco, ir fijando metas más ambiciosas y a largo plazo.
Aquí van algunas pautas para planificar el tiempo correctamente.
- Utilizar un único sistema de planificación: es conveniente despejar nuestra zona de trabajo de anotaciones y papeles sueltos, y comenzar a registrarlo todo en una única agenda o cuaderno de notas. De este modo evitamos que se nos solapen actividades pendientes o espaciar demasiado el tiempo entre dos citas, con la merma en la productividad que esto acarrea.
- Llevar siempre encima el sistema de planificación. De este modo podemos registrar toda la información importante, evitando olvidos y malos entendidos.
- Reservar como mínimo 2 horas semanales para dedicarlas a la planificación. Es aconsejable dedicar un tiempo a final de mes para establecer las metas del mes siguiente.
- Priorizar: conviene organizar las tareas en función de su importancia, asignándoles bloques de tiempo en función de su importancia.
- También es aconsejable tomarse 15 minutos para la planificación diaria.
- Organizar las prioridades diarias en función de su importancia. Centrarse en llevar a cabo las actividades de mayor rentabilidad.
- Establecer un procedimiento para evaluar las tareas realizadas cada jornada (“cierre del día”). Una vez revisada, organizar las tareas para el día siguiente.
- Utilizar marcadores y notas para registrar detalles como ideas nuevas, direcciones, listas, fechas y demás información útil. Llevar un registro diario de estas anotaciones, teniéndolas siempre disponibles.
- Planificar las reuniones. Tener anotados los temas a tratar con cada persona con la que debamos reunirnos.
- Controlar el progreso hacia nuestras metas mediante un proceso de seguimiento. Esto nos ayuda a conocer en qué lugar nos encontramos respecto a estas metas y a establecer prioridades o modificar nuestra conducta consecuentemente.
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Autor del artículo: Aritz Urresti
Soy Aritz Urresti, desde 2007 imparto programas de Mejora de la Productividad profesional y personal para mejorar resultados económicos de tu empresa, así como en otros aspectos de tu vida. Mi meta es ayudar a nuestros clientes a conseguir su éxito a través de la realización progresiva de metas personales, predeterminadas y valiosas en las seis áreas de la vida.
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